Alexa

(時評)別再只用Line以治市了

(時評)別再只用Line以治市了

在政風處高官誤傳炒股訊息到「輿情網」Line群組後,24日又發生民政局秘書在「輿情網」群組中,回答市長室專員「喬」替代役的事,這項柯P當初覺得「太好用了」的即時通工具,顯然發生了過度使用,或者錯誤使用的問題了。

「訊息錯頻」是北市府Line群組兩次出包的主因,除了手指粗大之外,錯頻的原因多半是,多組群組同時在溝通,群組上下跳動讓人不小心按錯了,把應該傳給A群組的訊息錯傳給B群組,顯然柯市長的「Line 以治市 SOP」寫的還不夠詳盡才會發生問題。

柯P市長有多少群組我們不知道,很可能多到必須全部轉為靜音,才能避免干擾,專心辦公,但若設定為靜音,卻可能漏接或誤傳重要訊息;北市府為了即時通報、掌握資訊,因此成立各組不同的Line群組,結果Line群組卻頻頻出包,市府團隊已有必要慎重考慮重組群組、或者訊息減量。

看看這次「輿情網」被截圖的頁面,上一則訊息是「電視輿情」有關北捷標語的相關報導與分析,「輿情網」群組共193人,這件事主要職責在交通部門,其他部門並沒有必要讀取這則訊息。

輿情網的設置目的是「訊息告知」,但是「訊息」必須適當分組分級,才能有效率「告知」應該知道的人,而不是不管多小的鳥新聞都得叫這193人打開來聞香一番。

即時通軟體最大特色是「即時」,手指滑滑點點即傳出,傳出訊息的一方往往不知道接收方正在做什麼;可以想像的是,市府官員手機Line訊息提示音此起彼落響不停(如果沒關靜音的話),當包含市長、副市長在內的群組發出訊息通知時,市府官員想必陷入天人交戰,新訊息可能長官重要指令或例行公事,也可能是完全不相干的「輿情回報」,該不該中斷重要會議來「開啟訊息」?要不要放下做了一半的公事來「開啟訊息」?

好的工具要好好運用,而不是用到濫,用到出包,非緊急事項用電子郵件代替Line,用「緊急任務群組」代替大多數「常設型群組」,多嘗試幾項不同時間長度的訊息流工具,讓市政要員專心辦公,而不是不停地滑手機,柯市長,這樣或許市政更有效率。

(作者為資深政治工作者)