整天被主管追著進度跑? 15分鐘把管理主控權拿回來

一位長期在職場建立起自己溝通模式的作者,分享他15分鐘的工作小秘訣。(圖片來源:Pexels)

(台灣英文新聞/蔡佳穎 綜合外電報導)每天被主管催繳進度、Email往返不間斷,一個又一個的指令讓自己焦慮不堪?一位長期在職場建立起自己溝通模式的作者,分享他15分鐘的工作小秘訣。

作者Khe Hy在美媒Quartz投書表示,一般人通常以為「管理」是「單向的」,只有管理階層從上向下給予指令和回饋,但其實管理關係應該是「雙向運作」,管理學經典著作《高產出管理》(High Output Management)的作者安迪(Andy Grove),同時也是Intel的創辦人兼執行長認為,要能使一對一管理有效的方式,應該從「直接報告」設定議程與溝通調性。

另一位管理學大師德魯克(Peter Drucker)也建議部屬在與長官溝通(或報告)時,應掌握主動權,在他的經典著作《管理實踐》(The Practice of Management)中就建議,「部屬應該一年寫兩次書信向上報告,告訴主管這段時間自己的個人目標,以及從部屬角度觀察所認為的主管目標。」

Khe Hy在文章中分享自己從這兩位經典大師所得的心得,他創造了自己與主管溝通的標準模式,希望雙方能建立起工作上的合作默契,而主管也能隨時了解自己的最新狀況,就不用整天被追著進度跑。

他分享自己的方法,其實十分簡單,就是每週五下午他會固定寄一封短信給主管,內容包含以下三點:

1. 本週的工作進度和已完成事項

2. 目前正在進行的工作、預計完成期限、可能遇到的困難

3. 正在等待的工作內容,例如已完成但需要主管或他人簽核、確認的事項

這份溝通模式是進入職場十多年的Hy實際運用過後的結果,他並確保每週不花超過15分鐘寫這封短信,也建立一份簡單的範本以隨時填上資訊,如此更能加快速度。

Hy建議,如果真的要按照這種模式進行,也請先從自己上一級的主管開始,確保與原本雙方的溝通模式不會太過衝突,每隔幾個月也定期跟主管確認看看這種溝通模式是否仍然有效、或可以如何改進,如此有助於增進雙方工作效率,也能減少反覆溝通卻無進展的窘境。